Prof. Almir Granemann ReisVice Reitor de Administração e Planejamento da UNIARP
Recentemente chamei o Núcleo de Impressa da UNIARP e comentei que gostaria de divulgar para a comunidade algo sobre a importância e a ordem das informações administrativas da Universidade, ou seja, sobre o sistema integrado de dados da UNIARP. A resposta foi direta: Não escreva na forma técnica. Use termos que todos entendam. Fiquei pensando como devia fazer para explicar um Enterprise Resources Planning – ERP, ou ainda Planejamento dos Recursos da Corporação. Resolvi então neste artigo, comparar o ERP a um casamento.
Então, vamos lá:
1º Para casar (já que é para sempre) é preciso conhecer o pai da moça, sua procedência e sua fama. Se a família (empresa do sofware) é bem constituída, se é respeitada e o que a família possui inclusive se é rica ou é você que tem que deixá-la rica. Aqui fica bem claro que quando uma empresa de sofware é grande ela pode lhe ajudar também, dando uma reciprocidade em customizações gratuitas atrasos nos pagamentos negociável. Porque afinal, uma empresa menor provavelmente irá ligar todo dia pedindo qual vão pagar, basta atrasar um dia a mensalidade de manutenção.
Na custonização é uma festa. Se quiser que a família da moça venha te visitar, tem que mandar o dinheiro do ônibus para o sogro vir ver a ilustre filha. Então pense em decidir para um ERP com procedência e de empresa bem constituída.
2º No caso de morar juntos é a mesma situação de um sistema novo na empresa. Sempre é o mesmo discurso, como por exemplo, o sistema não funciona, o sistema não faz, antes era mais fácil e ainda: “Eu não vou mudar. Se quiser é do meu jeito”. Isto tanto no casório quanto na implantação do ERP, existem os tradicionais conflitos culturais e resistência a mudanças.
3º Aparecem os anjos da guarda no casamento e outros santos. Já nas empresas aparece o pessoal de TI tentando interceder entre usuários e empresa de sofware, tentando minimizar os conflitos para que sejam felizes para sempre. Esse pessoal eu acho que todos vão direto para o céu.
Vejam bem. Todo mundo tem clientes. Traficante e analista de sistema tem usuário. Pensem: Como todo anjo tem que ser paciente e até sentir ingratidão. Passam a mediar, interpretar, organizar, treinar e implantar, o software “hard” que foi entregue frio e pronto para a empresa se adaptar a ele. No casamento é assim: Dois seres diferentes pedindo força aos anjos para que tudo fique bem e o casamento seja eterno e com sucesso.
4º O que de fato se espera de um casamento? (Também parei para pensar...) Felicidade, harmonia, companheirismo (deve ser isso!). No ERP não é diferente. O propósito é a harmonia dos dados em consonância com cada indivíduo, que aqui chamaremos de setores ou módulos. Tem gente que ainda aposta em amantes, ou seja, possui um sistema para folha, outro para financeiro, outro para contabilidade. Controlar um parceiro (software) já dá dor de cabeça, então pensem em vários que tem que gerar a mesma felicidade para um único marido (empresa).
Em resumo ERP é como amante. Tenha uma só e cuide bem dela. Aqui na instituição tínhamos oito sistemas (softwares) que não se comunicavam entre si. Hoje é um só.
5º As conseqüências do ERP é igual a do casamento. Os primeiros anos é mais briga do que felicidade. Depois dos três anos as coisas vão melhorando. Os filhos, podemos chamar de relatórios ou resultados, vão trazendo alegria pela casa principalmente para os gestores. Organizar e disciplinas os filhos é uma questão de participação e acompanhamento. Tem pai que não está nem aí com os filhos (relatórios). Às vezes só diante de um “cagaço” saem correndo perguntando? “Onde está o relatório do lucro?”. Talvez seja o filho mais procurado pelos pais relapsos, que muitas vezes nem sabem qual é o propósito do casamento, ou melhor, alguns empresários compram por ser da moda ou para dizer: “Eu tenho um ERP”.
Para concluir: Os Sistemas Integrados de Gestão- ERP são ferramentas magníficas para uma boa gestão. É preciso investimento, porém pode ser passo a passo, módulo a módulo, dependendo do tamanho da empresa, urgência e necessidade de cada setor. A UNIARP tem 52 módulos à disposição para as mais variadas informações, porém, estamos há três anos na implantação com os módulos de Portal Acadêmico, Secretaria, Tesouraria (contas à receber), Contas à Pagar, Compras, Estoque, Departamento Pessoal (folha), Ativo Fixo, Contabilidade e neste mês a Diretoria autorizou a instalação do eventos pela web: Cobrança, Workflow e o PCO – Planejamento e Controle Orçamentário.
É evidente que para chegar neste estágio todos tem que querer e acreditar na ferramenta. Temos orgulho em saber quanto custa 1m² quadrado de espaço por aluno por curso. Sabemos sim o LL (lucro liquido), sonho de qualquer empresário ou diretor. Não somos nem um pouco modestos em dizer que quando o aluno clica no Portal do Acadêmico (indiferente se esta do outro lado do mundo), em uma disciplina que deseja cursar, neste clique ele gera um banco de dados de sua vida na Secretaria, um boleto na Contas à Receber, uma folha de pagamento no Departamento Pessoal (professor) que gera um aprovisionamento na Contas a Pagar, dentro do fluxo de caixa, que gera uma informação para a Contabilidade.
Tudo isso sem passar um real em moeda corrente pelos setores da Universidade. Inclusive, o aluno vem para a Secretaria ou Tesouraria da Universidade por opção, pois pode fazer tudo de casa pela Internet.
O módulo mais esperado por todos, inclusive comunidade externa, é a compra de eventos pela Internet, como por exemplo, o SEAD. Daqui um mês estará rodando este módulo. A pessoa compra o ingresso pela Internet, gera o próprio boleto e se quiser pagar pelo banco virtual, não precisará sair de casa. Tudo isso integrado com os outros módulos para uma melhor gestão e atendimento ao cliente.
Há quem diga que isso já existe faz muito tempo. Mas o que valorizamos mesmo é o back Office de dados e sua manipulação. Vender pela internet é fácil, difícil é o que fazer com os dados depois. Nesse tratamento dos dados, a UNIARP está pronta. O processo de implantação do ERP aqui na UNIARP foi lento, mais eficaz.
