Março de 2020: Diante da necessidade de isolamento social da
população e do trabalho remoto dos profissionais, a pandemia exigiu um cenário
imediato de transformação digital e novas práticas na Universidade Alto Vale do
Rio do Peixe (Uniarp).
Foram necessárias ações práticas e rápidas não apenas na
área acadêmica, mas também no administrativo. “Assim como aconteceu com todos,
nós também fomos surpreendidos no dia 17 de março de 2020 e tivemos que nos
reinventar. Não foi apenas migrar do trabalho presencial para o remoto, mas
transformar um processo físico em digital”, relata Tayta Regina Driessen de
Farias Reis, do setor Financeiro da Uniarp.
Foto tirada no dia que o arquivo do financeiro foi
esvaziado. Ali estão pagamentos desde 2009 até 2020 – foram quase 400 caixas.
Em apenas dois dias, diante do problema a ser solucionado,
houve a união das equipes e a solução: integração dos documentos arquivados em
uma nuvem, ligada ao ERP, que significa “Enterprise Resource Planning”, ou
sistema de gestão integrado.
Por ser uma Fundação Educacional, a Uniarp preza pela
transparência e pelas boas práticas de gestão, desde o processo da compra de um
equipamento ou da contratação de um serviço, até o pagamento. Este processo
exigia muitos documentos impressos. “A maioria dos processos começa com uma
solicitação de um setor ou curso que vai para a aprovação da diretoria baseado
em um valor estimado após alguns orçamentos. Depois o setor de Compras faz mais
uma tentativa para renegociar o preço, prazo de entrega e condições de
pagamento. Quando se trata de serviço, muitas vezes esse processo também
envolve uma minuta de contrato e além disso, temos a nota fiscal. Colocar tudo
isso em papel para detalhar cada pagamento é muito importante”, explica Tayta.
“A cada mês utilizávamos três caixas de arquivo morto para guardar toda essa
documentação, mas do dia para a noite isso teve que mudar. E só foi possível
porque na Uniarp, além de trabalharmos em equipe, a gente pensa em equipe”,
completa.
Logo no início da pandemia, o colaborador Alexandre Batista
Carneiro, que atuava no setor de Compras, precisou pensar rápido para dar
continuidade ao trabalho, mesmo sendo remoto. “No dia que tivemos que começar a
trabalhar remoto eu pensei que para a gente seria complicado. Então combinei
com a Tayta que todos os dias eu passaria na Universidade recolhendo as notas
entregues com as mercadorias que continuariam chegando ou deixadas em baixo da
porta e levaria na casa dela para conferência. Eu fui uma única vez na casa
dela levar nota fiscal”, comenta. Depois, foi implantado o novo processo e tudo
ficou integrado.
O colaborador Sidnei Roberto Duarte, coordenador de TI
recebeu a demanda do setor financeiro e prontamente, começou a buscar a
solução. “Não era só deixar esses documentos em nuvem, mas vincular cada um
deles ao seu lançamento dentro do nosso sistema operacional. Na mesma hora eu
disse sim para as duas demandas e já falei com o Marcelo, nosso analista
programador”, relata.
Solução rápida
“Na hora que o Sidnei me ligou detalhando a necessidade do
financeiro de integrar documentos arquivados em uma nuvem ao nosso ERP já veio
a solução na cabeça. No dia seguinte começou a funcionar e desde então eles não
utilizam mais impressão – está tudo em nuvem e é muito mais fácil localizar uma
nota fiscal com um click do que pegar em uma caixa de arquivo morto”, afirma
Marcelo Wollmann Figueiró, analista programador.
A sala, antes ocupada com caixas de documentos do setor
financeiro, agora está liberada e será utilizada em breve pelos colaboradores
da Universidade. “Houve a demanda, nossas equipes atuaram com rapidez e
agilidade e agora, os processos estão digitais, com respostas mais rápidas.
Desde 2020, não temos mais papel armazenado. E os colaboradores vão ganhar um
espaço exclusivo para usar nos intervalos”, informa Tayta.
